VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG THỜI ĐẠI CÔNG NGHỆ SỐ
Triển khai từ năm 2011, phần mềm văn phòng điện tử (E-Office) cùng với sự tăng cường ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code… đã góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) cũng như Ban Quản lý dự án các công trình điện miền Bắc (NPMB)-đơn vị trực thuộc EVNNPT.
Từ Văn phòng điện tử E-Office
Giải pháp Văn phòng điện tử được nhiều doanh nghiệp trong đó có Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) hướng đến tự động hóa quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ, các quy trình trong quản lý lịch họp, phòng họp, xe, duyệt văn bản được thực hiện ngay trên phần mềm…nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa công tác văn phòng của EVNNPT.
Việc triển khai E-office đối với NPMB đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý văn phòng E-Office đáp ứng đầy đủ các chức năng, tính năng như: Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa NPMB và các đơn vị... Đồng thời, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về an toàn và bảo mật thông tin theo nhiều lớp bảo vệ. Ngoài những tính năng Văn phòng điện tử, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra môi trường tương tác đa chiều như một mạng xã hội nội bộ, giúp CBCNV trong NPMB có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch, hiệu quả và tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.
Ảnh: Khóa đào tạo trực tuyến trên phần mềm Google Meet
Để thực hiện chuyển đổi số thành công đòi hỏi sự lãnh đạo đúng đắn và sáng tạo. Xác định được điều này, lãnh đạo NPMB quán triệt đến tất cả các cán bộ công nhân viên (CBCNV) khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0. Bên cạnh đó, các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom Meeting, Google Meet, Webex… kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19 để đảm bảo công tác phòng, chống dịch đang diễn biến hết sức phức tạp với chủng vi rút Delta mới phát tán nhanh và nguy hiểm.
Đến Văn phòng số Digital Office (D-Office)…
Để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, tạo nên nhiều tính năng ưu việt, thuận tiện cho người dùng, EVN, EVNNPT đã bắt bầu triển khai D-Office với giao diện trực quan, thuận tiện quản lý và điều hành công việc. D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet và đặc biệt cho phép người dùng trải nghiệm trên Smart Mobile. Người dùng có thể xem các loại định dạng file bằng ứng dụng của điện thoại, tích hợp công cụ chia sẻ file sang các ứng dụng tương ứng. Ngoài ra, D-Office cũng tích hợp với hệ thống HRMS để theo dõi danh bạ, hồ sơ nhân sự (Dữ liệu và quyền truy cập dựa theo quyền trên hệ thống HRMS, để đảm bảo đồng nhất trên mọi ứng dụng, nền tảng).
Ảnh: Giao diện Digital Office
Khi đi vào hoạt động, D-Office được kỳ vọng tiếp tục phát huy ưu điểm của E-Office, hạn chế nhược điểm, giúp tạo ra hệ thống quản lý tập trung, nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi một cách sát sao. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, trên mọi thiết bị, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và tăng năng suất lao động. Văn phòng số không những đem lại những lợi ích đáng kể về kinh tế mà còn góp phần tạo nên môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả, là một trong những mục tiêu chuyển đổi số trong EVNNPT nói chung và NPMB nói riêng./.