Trực tiếp hướng dẫn là Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu – Phó Trưởng khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học KHXH&NV TPHCM, với kinh nghiệm 20 năm trong công tác giảng dạy chuyên môn về văn thư lưu trữ.
Bà Đặng Thị Hải Yến – Phó Chánh Văn phòng Công ty cho biết: Để đảm bảo đến hết năm 2025 Công ty và đơn vị không còn tồn tại tình trạng tài liệu chưa được rà soát, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý khoa học theo tinh thần chỉ đạo của EVN, PTC4 tổ chức khóa học với mong muốn các học viên sẽ có thêm kiến thức, nắm vững về các quy định của pháp luật, các quy trình nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt hơn về công tác lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Khóa học bao gồm 02 chuyên đề: lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Với chuyên đề lập hồ sơ công việc các học viên được giảng viên hướng dẫn cụ thể cách lập hồ sơ giấy từ giai đoạn bắt đầu mở hồ sơ đến khi kết thúc hồ sơ. Hồ sơ được xem như “tài sản thông tin” của một cơ quan, tổ chức. Với mục đích theo dõi công việc, tham khảo để giải quyết công việc, tra cứu thông tin, vì vậy hồ sơ khi tạo lập đòi hỏi phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của các phòng, đơn vị; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Trong đó lưu ý người lập hồ sơ cần thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Riêng công tác chỉnh lý tài liệu, các học viên được giảng viên hướng dẫn chi tiết từng công đoạn thực hiện được quy định tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành với nội dung chính là xây dựng phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị (định thời hạn bảo quản); hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với khối tài liệu chỉnh lý, kèm theo các hình ảnh cụ thể liên quan cho từng công đoạn để học viên nắm rõ hơn.
Tại mỗi chuyên đề, ngoài việc cung cấp cho các học viên kiến thức về mặt lý thuyết, giảng viên còn đưa ra các bài tập tình huống cần thiết, đồng thời lãnh đạo các đơn vị, các học viên liên tục đặt câu hỏi cũng đã được giảng viên giải đáp. Chính điều đó đã tạo không gian mở đối với việc nhận thức vấn đề của học viên. Ngoài ra, một số vướng mắc trong hoạt động thực tiễn của đơn vị cũng được đại diện Văn phòng Công ty giải đáp, đưa ra những điểm đơn vị thường xuyên mắc phải và hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện trên hệ thống văn phòng số. Đồng thời các học viên được đi thực tế tại kho A của Công ty để có thêm kiến thức thực tế cho việc chỉnh lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tại đơn vị.
Kết thúc khóa học, Giảng viên Nguyễn Văn Báu cảm ơn các học viên đã tích cực cùng trao đổi, thảo luận trong lớp học, qua đó góp phần thành công của khóa học. Ngoài công tác hướng dẫn của giảng viên giúp học viên nắm rõ hơn các quy định của pháp luật về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, các học viên cần nghiên cứu, phân tích thêm trong thực tế công tác tại cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao kiến thức để góp phần hoàn thành tốt công tác được giao./.
Một số hình ảnh liên quan:
Tiến sĩ, Giảng viên Nguyễn Văn Báu - Phó Trưởng khoa Lưu trữ học - Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học KHXH&NV TPHCM trực tiếp giảng dạy.
Toàn cảnh lớp học
Các học viên đi thực tế tại kho A Công ty
Giảng viên hướng dẫn cùng các học viên chụp ảnh lưu niệm sau khi kết thúc lớp học