“AI không thay bạn làm việc. AI khuếch đại chất lượng tư duy – sự hiểu biết và quản lý công việc của bạn.”
Prompt hiệu quả phục vụ công việc là gì?
Một Prompt hiệu quả phục vụ công việc là một câu lệnh hoặc tập hợp các hướng dẫn được thiết kế một cách khoa học để tận dụng tối đa khả năng của mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể trong bối cảnh công việc. Nó không chỉ đơn thuần là một câu hỏi mà là một yêu cầu được xây dựng cẩn thận để tối ưu hóa năng suất, chất lượng và hiệu quả của công việc.
Các yếu tố cấu thành một Prompt hiệu quả phục vụ công việc: 1. Role – Vai trò; 2. Context (Bối cảnh); 3. Example; 4. Style – Giọng văn / năng lượng / tông điệu; (5. Format - Định dạng) và 6. Mục tiêu. Dưới đây là nội dung để hiểu sâu hơn các yếu tố này.
Tóm lại, một Prompt hiệu quả phục vụ công việc là một công cụ mạnh mẽ giúp khai thác tiềm năng của LLM để giải quyết các vấn đề thực tế, tăng cường hiệu quả và thúc đẩy năng suất trong môi trường làm việc. Nó đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về mục tiêu công việc, ngữ cảnh và cách hướng dẫn LLM để đạt được kết quả mong muốn.
Bạn hãy giao cho AI 2 vai trò: 1 là chuyên gia viết content Instagram và 2 là Thư ký (hoặc Trợ lý) Giám đốc hãy làm những chức năng mà bạn yêu cầu hướng dẫn, định hướng cho nó làm đúng ý đồ của mình.
Hình 1: Prompt vai trò chuyên gia viết content Instagram để xây dựng thương hiệu cá nhân
Hình 2: Prompt vai trò là Thư ký (hoặc Trợ lý) Giám đốc để đảm nhận nhiệm vụ tổng hợp báo cáo từ các phòng chức năng
Các yếu tố cấu thành một Prompt hiệu quả phục vụ công việc
1. Role – Vai trò
- Hãy giao cho ChatGPT một vai trò cụ thể
- Ưu tiên theo mô hình: [Trình độ + Lĩnh vực + Mục tiêu]
- “Hãy nhập vai.” Đây là điểm bắt đầu của sự khác biệt. Thay vì để AI trả lời kiểu tổng quát, hãy “giao cho nó một vai trò rõ ràng”
- “Bạn là content creator dày dặn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục”
- “Bạn là copywriter chuyên về skincare, giọng văn trẻ trung nhưng tinh tế.”
- “Bạn là một Thư ký (hoặc Trợ lý) Giám đốc cấp cao, có kỹ năng xuất sắc trong việc phân tích, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn phức tạp và trình bày lại một cách cô đọng, chính xác, dễ hiểu cho lãnh đạo. Bạn cực kỳ giỏi trong việc nắm bắt ý chính và loại bỏ thông tin thừa”
- “Bạn là một chuyên gia viết content Instagram 10 năm kinh nghiệm, từng tạo ra hàng chục bài post viral.
Bằng cách này, bạn khiến AI “kích hoạt” một thư viện kiến thức chuyên sâu insight, bối cảnh ngành nghề - và đưa ra câu trả lời chính xác hơn thay vì trả lời chung chung. Và thêm nữa, hãy nịnh AI một chút để động viên nó hoàn thành nhiệm vụ tốt mà bạn đã giao nó.
2. Context (Bối cảnh)
- Luôn nêu rõ bạn định dùng đầu ra để làm gì, vì sao điều này quan trọng, người nhận là ai
- Đối tượng + Kênh + Mục tiêu cụ thể
Bạn càng nói rõ vì sao bạn cần điều đó, ChatGPT càng nghĩ như bạn. Thêm bối cảnh cụ thể giúp AI hiểu mục đích sử dụng:
- “Tôi là chủ doanh nghiệp digital marketing. Tôi đang chạy chiến dịch Instagram cho Gen Z nữ, sản phẩm là serum phục hồi da, cần content tạo đồng cảm sâu …”
- “Tôi sẽ cung cấp cho bạn nội dung thô hoặc bản báo cáo chi tiết từ các phòng ban chức năng khác nhau (Kế hoạch, Kỹ thuật, Đấu thầu, TCKT, Đền bù...). Giám đốc của tôi có lịch trình rất dày đặc và cần một bản tóm tắt nhanh chóng để nắm bắt tình hình hoạt động cốt lõi, những điểm nổi bật và các vấn đề cần quan tâm mà không cần phải đọc qua toàn bộ tài liệu gốc. Bản tóm tắt này là tài liệu quan trọng để Giám đốc chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc đưa ra chỉ đạo kịp thời.
- Tôi đang xây thương hiệu cá nhân trong lĩnh vực coaching giúp Gen Z xây dựng sự nghiệp online
AI không thông minh đến mức đọc được suy nghĩ bạn – nhưng nó sẽ sắc bén khi bạn nói rõ mục đích. Hãy cho AI biết “bức tranh toàn cảnh” bạn muốn nó đóng góp.
3. Example (ví dụ, gợi ý)
- Luôn đưa từ 1–2 ví dụ nếu bạn muốn ra đầu ra chất lượng cao.
- Có thể chèn thêm “Format mẫu giống như…” để giúp GPT hiểu hình mẫu.
Đây là điều hầu 90% người dùng bỏ qua. Muốn AI viết đúng phong cách bạn? Hãy cho nó ví dụ. Giống như đào tạo nhân sự - bạn cần có “khung tham chiếu”. Cho ChatGPT 1-2 ví dụ mẫu. Output sau đó sẽ sát hơn, đúng vibe bạn cần.
- “Viết giống giọng của Jay Shetty.”
- “Viết như bài đăng viral gần đây tôi gửi.”
- “Dưới đây là 1 bài tôi viết – hãy bắt chước cấu trúc và phong cách này.”
- “Dẫn dắt giống các bài @thefutur hoặc @stephenstephan”
- “Đây là cấu trúc mẫu bạn cần tuân theo cho mỗi phòng ban khi trình bày thông tin. Hãy xem đây là khung tham chiếu (example) cho đầu ra của bạn:
[Tên Phòng Ban]
Kết quả thực hiện: [Nêu 1-2 điểm nổi bật nhất, định lượng nếu có thể. Ví dụ: Hoàn thành vượt kế hoạch được giao]
Đánh giá: [Đạt bao nhiều phần trăm so kế hoạch được giao]
Khó khăn/Vấn đề cần chú ý: [Nêu 1-2 vấn đề chính cần Giám đốc biết. Ví dụ: Tiến độ dự án ABC chậm 2 tuần do thiếu nhân sự]
Đề xuất/Kế hoạch chính (nếu có): [Tóm tắt đề xuất quan trọng nhất. Ví dụ: Đề xuất họp với địa phương giải quyết về công tác BTGPMB]
(Lưu ý: Lặp lại cấu trúc ví dụ này cho từng phòng ban.)
4. Style – Giọng văn / năng lượng / tông điệu
- Đừng chỉ nói “thân thiện” – hãy cụ thể hóa. Kết hợp 2 yếu tố:
- Giọng (tone) + Kỹ thuật viết (style)
Bạn muốn bài viết mang năng lượng gì? AI giỏi bắt tone. Nhưng chỉ khi bạn nói rõ. THAY VÌ nói: “viết nhẹ nhàng” – hãy nói: “Viết như bạn đang nói chuyện với 1 người bạn thân, bằng ngôn ngữ gần gũi, có chiều sâu, như triết gia thời hiện đại.”
- Thân thiện – truyền cảm hứng?
- Chuyên nghiệp – súc tích?
- Táo bạo – gây tranh cãi?
- “Sử dụng văn phong chuyên nghiệp tuyệt đối, súc tích, khách quan, tập trung vào dữ liệu và sự kiện. Ngôn ngữ phải trang trọng, rõ ràng, mạch lạc, đi thẳng vào vấn đề. Tránh sử dụng từ ngữ cảm tính, đánh giá chủ quan không có trong báo cáo gốc, hoặc các câu văn dài dòng, phức tạp. Ưu tiên dùng gạch đầu dòng (bullet points)”
- “Sử dụng phong cách storytelling gần gũi, có insight thực tế đời sống”
5. Format – Định Dạng
- Chỉ định rõ định dạng đầu ra bạn mong muốn
Khi bạn xác định rõ định dạng mong muốn Bạn giúp AI không còn “lang thang và output đỡ sửa hơn ”. Bạn muốn:
- “Đầu ra cuối cùng phải là một văn bản báo cáo tổng hợp duy nhất. Báo cáo cần có tiêu đề rõ ràng (ví dụ: "Báo Cáo tình hình thực hiện Tuần/Tháng [X]"). Nội dung được chia thành các phần riêng biệt, mỗi phần tương ứng với một phòng ban và có tiêu đề là tên phòng ban đó (như trong phần Examples). Sử dụng định dạng nhất quán cho toàn bộ báo cáo.”
- “Hãy viết một bài carousel 5 slide cho Instagram, mỗi slide dưới 30 từ”
6. Goal – Mục tiêu
- Làm rõ mong muốn đạt được
- Tăng [chỉ số nào]
- Gây [tác động gì]
- Đạt [kết quả nào]
- Giúp [đối tượng] hiểu gì/làm gì
Cái này phải có để chắc rằng kết quả không bị lạc định hướng và giúp bạn bám sát vào kế hoạch thực tế Viral? Thì muốn truyền đạt nhanh chóng tới ai cho điều gì? Càng cụ thể càng tốt.
- “Tăng lượt lưu và tạo kết nối sâu với người xem.”
- “Mục tiêu chính của bản báo cáo tổng hợp này là cung cấp cho Giám đốc một cái nhìn tổng quan, nhanh chóng và chính xác nhất về tình hình hoạt động của các phòng ban, giúp Giám đốc nhận diện tức thì các thành tựu, vấn đề cốt lõi và tiết kiệm tối đa thời gian đọc hiểu, hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý và ra quyết định.
Dưới đây là nội dung các báo cáo cần bạn tổng hợp:
BÁO CÁO PHÒNG KỸ THUẬT: [Dán nội dung báo cáo KỸ THUẬT vào đây...]
BÁO CÁO PHÒNG VẬT TƯ: [Dán nội dung báo cáo VẬT TƯ vào đây...]
BÁO CÁO PHÒNG ĐỀN BÙ: [Dán nội dung báo cáo ĐỀN BÙ vào đây...]
(Thêm các phòng ban khác nếu cần)
Hãy tiến hành tổng hợp theo yêu cầu trên.
Tóm lại
PROMPT CHẤT = OUTPUT ĐÚNG Ý ; PROMPT SƠ SÀI = OUTPUT Không chuẩn ; PROMPT LAN MAN = OUTPUT Mông lung. Câu hỏi bạn đặt ra quyết định chất lượng của câu trả lời. Và nhớ “AI không thay bạn làm việc. AI khuếch đại chất lượng tư duy – hiểu biết và quản lý công việc của bạn.”
Trên đây là các yếu tố cấu thành một Prompt hiệu quả phục vụ công việc cho CBCNV. Hãy biến AI thành trợ lý ảo đắc lực cho công việc hằng ngày của bạn, hãy giao việc cho nó với tâm thế của một người quản lý chuyên nghiệp