Ông Nguyễn Minh Dũng -Giám đốc TTĐMĐ2 sử dụng phần mềm Zoom Meeting họp trực tuyến.
Truyền tải điện miền Đông 2 (TTĐMĐ2)– Công ty Truyền tải điện 4 được thành lập ngày 01/04/2015 quản lý lưới điện đi qua 03 tỉnh Bình Dương, Bình Phước và Tây Ninh với 9 trạm 220kV, 03 Trạm 500kV và 05 đội TTĐ. Ngày đầu mới thành lập công tác văn thư lưu trữ,quản trị văn phòng sử dụng phần mềm E-Office 2.0 với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đến, đi là các file giấy scan, các hội nghị, họp sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ, đột xuất … sử dụng phần nhiều là tài liệu giấy, việc lưu trữ với nhiều bookfile cứng tốn nhiều diện tích, tủ đựng, nặng nề, các cuộc họp thường là trực tiếp do vậy việc đi lại vất vả, tốn kém chi phí, thời gian, công sức.
Năm 2020 TTĐMĐ2 đã đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số trong công tác quản lý, có thể nói cách mạng 4.0 đang đem lại cơ hội lớn nhưng cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết về thay đổi phương thức làm việc, từ thủ công sang “số hóa”. Đây cũng là môi trường làm việc lý tưởng trong thời đại công nghệ số và tình hình diễn biến ngày càng phức tạp do dịch bệnh COVID-19, đáp ứng nhu cầu và những đòi hỏi ngày càng cao về một môi trường làm việc năng động, tích cực.
Nhân viên văn thư thực hiện lư trữ văn bản trên phần mềm Office 3.0
Lãnh đạo TTĐMĐ2 xác định ứng dụng chuyển đổi số trong công tác quản lý và điều hành ảnh hướng to lớn đến công tác quản trị văn phòng đã đặt ra những đòi hỏi, thách thức làm thay đổi sâu sắc diện mạo, nhận thức một bộ phận CBCNV trong đơn vị, đòi hỏi thay đổi cách thức làm việc như việc tổ chức các hội nghị được truy xuất dữ liệu qua QR code , báo cáo, tờ trình loại bỏ dần tài liệu in giấy đã góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, các cuộc họp với các phòng, đội, trạm, tổ TTLĐ thông qua trực tuyến sử dụng phần mềm Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19, công việc xây dựng báo cáo giữa các phòng , đội, trạm, tổ TTLĐ dùng Driver Google tải files lên và chia sẻ, phân quyền, phối hợp cùng phòng kỹ thuật Công ty xây dựng thư viện tài liệu kỹ thuật, nhằm nâng cao nhận thức cho CBCNV bằng các hình thức thức đạo tạo chủ E-learning kết hợp cuộc thi online.
Hiện tại đơn vị đang sử dụng phiên bản cuối E-Office 3.0 và bắt đầu sử dụng D-Office, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…
TTĐMĐ2 thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E- Office của Công ty. Thực tế cho thấy qua ứng dụng các phần mền trên trong công việc mang lại hiệu quả cao. Việc quản trị, lưu trữ văn phòng điện tử giúp cho công tác chỉ đạo điều hành được kịp thời, chính xác, tạo ra một hệ thống quản lý tập trung, Lãnh đạo TTĐMĐ2 có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. CBCNV cũng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, gửi nhận văn bản tức thời, giúp nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên thông tin chung và năng suất lao động mà Công ty giao theo chỉ tiêu hàng năm.
Xử lý các văn bản trong chương trình e - office