Trước đây, khi chưa áp dụng sáng kiến trên thì công tác theo dõi phương thức vận hành tại Truyền tải điện TP. Hồ Chí Minh mất rất nhiều thời gian, công việc đăng ký cắt điện theo kế hoạch và đột xuất được thực hiện thủ công trên file word, thực hiện sao chép hay cập nhật thủ công từng phiếu cắt điện. Việc này mất nhiều thao tác để in ra được một phiếu đăng ký cắt điện trước khi trình Lãnh đạo kiểm tra và ký duyệt. Đồng thời việc cập nhật dữ liệu và cung cấp thông tin đến các Tổ, Đội, Trạm và Lãnh đạo bị rời rạc, không nắm được thông tin kịp thời về thời gian cắt điện để triển khai công tác trên lưới, không thể tổng hợp được trong tháng cắt điện bao nhiêu thiết bị, cấp điều độ đồng ý được bao nhiêu thiết bị và các thiết bị đã bị hoãn lại, gây thiếu sót trong công tác cắt điện, nhiều thiết bị có thể sẽ quá hạn thời gian kiểm tra định kỳ. Bên cạnh đó, cách thức thực hiện lập phiếu cắt điện bằng các phần mềm văn phòng word, excel (offline) chỉ được thực hiện trên máy tính cá nhân nên việc lưu trữ phiếu cắt điện đã được các cấp điều độ duyệt cũng trên máy tính cá nhân. Khi đó, nhân viên phương thức phải gửi đến cho các Tổ, Đội, Trạm bằng email, các ứng dụng chat, hoặc thông báo qua điện thoại…, không có kênh lưu trữ chung nên thông tin chia sẻ chậm và không được rộng rãi cho tất cả mọi người cùng xem, việc tìm kiếm và tra cứu các thông tin quá khứ phục vụ công tác báo cáo, thống kê mất rất nhiều thời gian.
Để tạo thuận tiện trong việc thực hiện đăng ký cắt điện, quản lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu, TTĐHCM đã thiết lập phần mềm đăng ký cắt điện trên ứng dụng google sheet, lưu trữ phiếu cắt điện trên google drive và thể hiện trực quan trên google calenar, các quá trình được thực hiện tự động, online thông qua lập trình google apps script. Thông tin cắt điện và phiếu cắt điện được duyệt được thể hiện trực quan và nhanh chóng thông qua ứng dụng google calenar, có thể xem trên máy tính hoặc điện thoại. Giao diện phần mềm dễ sử dụng và phân loại các thông tin rõ ràng, giúp người dùng cập nhật thông tin nhanh chóng và hạn chế thiếu hoặc sai thông tin.
Sau khi nhập thông tin phiếu cắt điện vào bảng, người dùng chọn thêm phiếu, các thông tin phiếu đăng ký cắt điện được đưa vào phần dữ liệu cắt điện, dữ liệu được lưu trữ trực quan và theo thứ tự phiếu, giúp người dùng có thể kiểm soát được các nội dung đã đăng ký hoặc chưa đăng ký, hạn chế các sai sót về nội dung đăng ký cũng như các thiết bị chưa được đăng ký cắt điện. Người dùng chỉ cần lựa chọn phiếu đăng ký cần in và bấm in phiếu, các thông tin sẽ được tự động đưa vào mẫu đăng ký cắt điện đã lập sẵn, trang in cũng được tự động điều chỉnh phù hợp.
Các nội dung thông tin cố định được lập trình để lựa chọn sẵn, giúp người dùng giảm bớt các thao tác đánh máy cũng như các sai sót trong quá trình nhập thông tin. Điều quan trọng của một phiếu đăng ký cắt điện đó là thời gian đăng ký cắt điện, nhằm tránh sai sót trong việc nhập sai ngày, phần mềm được lập trình hiển thị bảng lịch để người dùng có thể lựa chọn ngày tháng phù hợp và có những cảnh báo cho người dùng khi nhập ngày tháng không phù hợp.
Ngoài ra, phiếu đăng ký cắt điện cũng được quản lý theo số phiếu được lập trình chọn sẵn, giúp người dùng có thể quản lý phiếu được dễ dàng hơn. Ví dụ phiếu trên có số phiếu 34-12-2022-ĐX, có ý nghĩa là trong tháng 12/2022 đã đăng ký được 34 phiếu ngoài kế hoạch của tháng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác đăng ký cắt điện, nhằm đánh giá tình hình công tác trên lưới và đưa ra kế hoạch đăng ký cắt điện cho các tháng tiếp theo được hiệu quả hơn.
Sau khi các phiếu đăng ký cắt điện được các cấp điều độ (A0, A2) phê duyệt đồng ý, nhân viên phương thức nhận các phiếu này và lưu trữ ở phần mềm google drive. Ngay sau khi các phiếu cắt điện đã duyệt được lưu trữ vào google drive, hệ thống sẽ tự động đưa tất cả thông tin cắt điện gồm: nội dung cắt điện, thời gian được duyệt, phiếu cắt điện được duyệt lên ứng dụng google calendar. Từ đó tất mọi người sẽ nhận được lịch cắt điện trên hệ thống, người dùng chỉ cần mở ứng dụng google calendar trên điện thoại hoặc máy tính là có thể xem tất cả thông tin về thiết bị hoặc đường dây được cắt điện và lên kế hoạch cho công tác. Phần mềm cũng tự động phân loại về màu sắc cho thiết bị cắt điện đường dây là màu xanh dương), trạm biến áp (màu xanh lá), công tác hoãn không thực hiện (màu đỏ).
Trong năm 2022, với việc sử dụng phần mềm đăng ký cắt điện, Truyền tải đã thực hiện đăng ký 655 phiếu cắt điện, trong đó có 264 phiếu theo kế hoạch và 391 phiếu ngoài kế hoạch (đột xuất), trung bình mỗi tháng đăng ký 54 phiếu cắt điện. Phần mềm đăng ký cắt điện đã tạo nên một hệ thống làm việc khoa học, lưu trữ và thống kê trực quan, truy xuất dữ liệu nhanh chóng, cũng như chia sẻ thông tin trực tuyến đến tất cả mọi người, triển khai công tác nhanh chóng khi nhận được thông tin cắt điện trên lưới, giúp rút ngắn thời gian công việc, qua đó góp phần vận hành an toàn lưới truyền tải điện, đảm bảo cung cấp điện liên tục, ổn định phục vụ nhu cầu đời sống, xã hội, an ninh, quốc phòng./.
Giao điện phần mềm
Lịch cắt điện được hiển thị tự động trên phần mềm Google calendar